Digi­ta­li­sie­rung bei Wil­li Roth GmbH aus Markt­red­witz

Wil­li Roth GmbH aus Markt­red­witz teilt Erfah­run­gen: Poten­zia­le des ERP-Systems im mit­tel­stän­di­schen Ein­zel­han­del iden­ti­fi­zie­ren und nut­zen

Michael Diener und Sabine Pur vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg sowie Michaela und Willi Roth aus der Geschäftsführung der Willi Roth GmbH (v.l.n.r.) visualisieren die neue Kundenauftragsverwaltung für Kleingeräte-Reparaturen. Foto: ibi research an der Universität Regensburg GmbH

Micha­el Die­ner und Sabi­ne Pur vom Mit­tel­stand 4.0‑Kompetenzzentrum Augs­burg sowie Michae­la und Wil­li Roth aus der Geschäfts­füh­rung der Wil­li Roth GmbH (v.l.n.r.) visua­li­sie­ren die neue Kun­den­auf­trags­ver­wal­tung für Klein­ge­rä­te-Repa­ra­tu­ren. Foto: ibi rese­arch an der Uni­ver­si­tät Regens­burg GmbH

Vie­le mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men nut­zen bereits digi­ta­le Syste­me zur Steue­rung von Unter­neh­mens­pro­zes­sen. Oft blei­ben jedoch die vol­len Poten­zia­le unge­nutzt. Der Land­ma­schi­nen­händ­ler Wil­li Roth GmbH aus Markt­red­witz teilt Erfah­run­gen, wie er gemein­sam mit dem Mit­tel­stand 4.0‑Kompetenzzentrum Augs­burg Poten­zia­le im Unter­neh­men iden­ti­fi­ziert hat und die Digi­ta­li­sie­rung der Kun­den­auf­trags­ver­wal­tung und Ser­vice­pro­zes­se ange­gan­gen ist.

Die Wil­li Roth GmbH stand vor der Her­aus­for­de­rung, dass Lager­be­stän­de, Ser­vice­pro­zes­se, Ad-hoc-Bestel­lun­gen sowie das Doku­men­ten­ma­nage­ment noch manu­ell ver­wal­tet wur­den. Eini­ge Funk­tio­nen des schon vor­han­de­nen ERP-Systems wur­den nicht genutzt, da die Arbeits­ab­läu­fe selbst noch nicht auf die digi­ta­le Unter­stüt­zung aus­ge­rich­tet waren. Dadurch waren Sofor­t­aus­künf­te zum Auf­trags­sta­tus an Kun­den recht zeit­auf­wän­dig.

In einer kosten­frei­en Poten­zi­al­ana­ly­se mit dem Mit­tel­stand 4.0‑Kompetenzzentrum Augs­burg erar­bei­te­ten die Mit­ar­bei­ten­den der Wil­li Roth GmbH gemein­sam mit den Fach­leu­ten mög­li­che Ansatz­punk­te und Umset­zungs­schrit­te. Im dar­auf­fol­gen­den, eben­falls kosten­frei­en Umset­zungs­pro­jekt ent­schied sich die Fir­ma Wil­li Roth dafür, zusam­men mit dem Kom­pe­tenz­zen­trum die Kun­den­auf­trags­ver­wal­tung für Klein­ge­rä­te­re­pa­ra­tu­ren so weit wie mög­lich zu digi­ta­li­sie­ren. Das Ziel war es, dadurch einen sofor­ti­gen, umfas­sen­den und trans­pa­ren­ten Über­blick zu allen Kun­den­auf­trä­gen zu erhal­ten.

Das Mit­tel­stand 4.0‑Kompetenzzentrum Augs­burg erfass­te im ersten Schritt den Ist-Pro­zess für die Abwick­lung von Kun­den­auf­trä­gen und ent­warf ein Modell, wie die Pro­zes­se zukünf­tig ablau­fen sol­len. Dar­auf­hin prüf­ten die Fach­leu­te die Mach­bar­keit im ERP-System und teste­ten die Funk­tio­na­li­tät z. B. bei Tele­fon­nach­fra­gen von Kun­den oder bei Nach­fra­gen per E‑Mail. Nach der erfolg­rei­chen Simu­la­ti­on und dem Test ech­ter Kun­den­auf­trä­ge konn­te der Fir­ma Wil­li Roth GmbH ein Pro­to­typ über­ge­ben wer­den, bei dem bei­spiels­wei­se Kun­den per SMS infor­miert wer­den, dass ihre Repa­ra­tur­auf­trä­ge fer­tig­ge­stellt sind bzw. die repa­rier­te Maschi­ne abhol­be­reit ist. Auch Ant­wor­ten auf klei­ne­re Rück­fra­gen zu den erfor­der­li­chen Repa­ra­tur­schrit­ten las­sen sich ein­fach per SMS ver­sen­den, was lang­wie­ri­ge Tele­fo­na­te redu­ziert.

Wei­te­re Poten­zia­le: effi­zi­en­te­re Kun­den­auf­trags- und Lager­be­stands­ver­wal­tung, auto­ma­ti­sche Bestel­lun­gen und elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen

In der Poten­zi­al­ana­ly­se des Mit­tel­stand 4.0‑Kompetenzzentrum Augs­burg wur­den auch wei­te­re Mög­lich­kei­ten iden­ti­fi­ziert, wie das ERP-System die Wil­li Roth GmbH umfas­sen­der unter­stüt­zen kann. Neben dem Kun­den­ser­vice kann auch die Auf­trags­ver­wal­tung und die Wei­ter­ver­ar­bei­tung der Waren­be­stel­lun­gen digi­ta­li­siert wer­den: Waren­ein­gän­ge kön­nen dann direkt ver­bucht und mit Bestel­lun­gen aus B2B-Bestell­por­ta­len abge­gli­chen wer­den. Auch im Lager kann der Bestand digi­tal doku­men­tiert wer­den, zum Bei­spiel indem Waren­ein­gän­ge auf die jewei­li­gen Lager­or­te ver­bucht wer­den. Mit der ent­spre­chen­den Ent­wick­lung kann das ERP-System so sin­ken­de Lager­be­stän­de erken­nen und ab einem Grenz­wert ent­spre­chend auto­ma­tisch Bestell­vor­schlä­ge aus­lö­sen. Neben der effi­zi­en­te­ren Nach­be­stel­lung erhal­ten Mit­ar­bei­ten­de dann jeder­zeit Echt­zeit-Infor­ma­tio­nen zu gela­ger­ten Arti­keln, sodass sie Kun­den ein­fa­cher und prä­zi­ser Aus­künf­te über Lie­fer- und Repa­ra­tur­dau­ern geben kön­nen.

Um den Kun­den­ser­vice wei­ter zu ver­bes­sern, kann die Wil­li Roth GmbH ihre Rech­nun­gen auf den elek­tro­ni­schen Ver­sand umstel­len und das System auf die XRech­nung vor­be­rei­ten – ein XML-Stan­dard für elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen, der von öffent­li­chen Auf­trags­ge­bern seit 2020 ein­ge­for­dert wird. So errei­chen sie End­kun­den schnel­ler und kosten­gün­sti­ger und sind auch auf Auf­trä­ge der Kom­mu­nen ide­al vor­be­rei­tet.